We zijn er nog lang niet hoorde ik premier Rutte vorige week zeggen. Hij zei ook dat we alvast na moeten denken over hoe nu straks verder als we richting versoepeling van de maatregelen gaan. ’s Avonds nadenkend over de persconferentie bedacht ik me: “hoe zou dat eruitzien een anderhalve meter samenleving, een anderhalve meter klaslokaal, een anderhalve meter schoolplein, een anderhalve meter coachingssessie of een anderhalve meter teamtraining?” Voor iemand die “leeft” van echt contact, iets wat ik me nog maar moeilijk voor kan stellen.
Er komt weer een tijd dat we het leven, zoals dat ging voor Corona, op gaan pakken. Onze kinderen kunnen straks hopelijk gewoon weer naar school en hopelijk ontmoet jij je collega’s weer op kantoor in plaats van via “ZOOM” of “TEAMS”.
Maar dat betekent wel dat je elkaar na weken opeens weer live gaat ontmoeten, wat een feest zal dat zijn. Dan ben je opeens weer onderdeel van de organisatie en weer “echt” onderdeel van een team. Dat is iets waar we denk ik allemaal wel naar uitkijken.
Tegelijkertijd ligt daar ook wel mogelijke “ellende” op de loer. Het groepsdynamische proces is namelijk een tijd verstoord geweest. Geen aandacht geven aan het opnieuw opbouwen van vertrouwen, veiligheid en “vanzelfsprekende” patronen zou wel eens kunnen leiden tot onderling gedoe of problemen. Daar ligt wat mij betreft een belangrijke taak voor de organisatie en de leiders.
Geef aandacht en neem tijd voor de eerste periode weer bij elkaar. Begeleid het proces, kijk en luister naar wat er gebeurt in jouw team of groep. Dat kan door iemand te vragen dat te begeleiden, een teamcoach bijvoorbeeld, of door zelf als leidinggevende heel aandachtig te zijn die eerste weken weer bij elkaar. Maar hoe geef je nu op het juiste moment de juiste aandacht?
Als je naar een groep “kijkt” zijn er verschillende fasentheorieën die allemaal wel een beetje op hetzelfde neerkomen, alleen de woorden die men gebruikt zijn dikwijls wat anders. Een zeer bekende en door ons veel gebruikte theorie is die van Tuckman, de forming – storming – norming – performing – adjourning fasen.
Tuckman beschrijft ze als volgt (zie figuur):
Fase 1: Forming (Oriëntatiefase) – Er is wel een groep individuen maar nog geen groeps- of teamgevoel. Individuele posities en rollen zijn nog niet duidelijk en ingenomen. Groepsleden nemen een afwachtende houding aan en hebben behoefte aan richting (koers/opdracht) en leiderschap (wie stuurt?).
Tip voor de leidinggevende:
- Laat voorbeeldgedrag zien!
- Duidelijkheid over gezamenlijk resultaat, inhoud en de procedures.
Fase 2: Storming (Machtsfase) – In deze fase proberen de groepsleden hun positie in de groep in te nemen. Dit proces leidt vaak tot strijd als de ideeën van de groepsleden op gespannen voet met elkaar staan. Maar ook wie heeft het hier voor het zeggen? Informeel leiderschap en georganiseerd leiderschap.
Tip voor de leidinggevende:
- Bied ruimte voor het uitwisselen van eventueel verschil van inzicht. Pas tijdelijk de overlegstructuur aan. Meer korte momenten van samenzijn en reflectie.
- Duidelijkheid over de manier van communiceren (feedback!), de samenwerking en doelgerichtheid.
Fase 3: Norming (Affectie/normering fase) – Groepsleden komen dichter tot elkaar. Afspraken, regels en methodes van samenwerking worden bepaald. De gemeenschappelijke teamdoelen worden gedeeld en vastgelegd. Het ontstaan van een meer volwassen wijze van samenwerken, op relatie en taak.
Tip voor de leidinggevende:
- Controle op het primaire proces kan steeds meer naar de achtergrond. Laat de groep zelf werken, ondersteun alleen als het echt nodig is.
- Frequentie van vergaderstructuur kan weer naar het oude niveau.
Fase 4: Performing (Prestatiefase) – Er is nu sprake van een team. Teamleden vullen elkaar aan en er wordt samengewerkt aan het gemeenschappelijke teamdoel. Het team is in staat zelfstandig te werken en mogelijke problemen te bespreken.
Tip voor de leidinggevende:
- Tijd voor reflectie en bezinning, welke toegevoegde waarde kunnen wij leveren?
- Stel samen uitdagende nieuwe/aangepaste doelen.
Fase 5: Adjourning (Afscheidsfase) – Het team wordt opgeheven. Varianten: het team valt uiteen, teamleden vertrekken en/of er komen nieuwe leden bij; het leiderschap wisselt in het team, de teamopdracht verandert waardoor er andere kwaliteiten en competenties worden gevraagd. Het team wordt weer een groep en vervalt in een van de vorige fasen.
De meeste teams zitten, in meer of mindere mate, nu in fase 5 en stappen bij terugkomst weer in bij fase 2. Als leider dus heel belangrijk om op dat moment opnieuw te herijken en ruimte te maken om terug- en vooruitkijken. Hoe stonden we ervoor voor de Corona crisis, wat is er gebeurd de afgelopen periode, zowel met jou als met de organisatie en op welke manier willen we weer vooruitkijken. Een empathische blik naar dat wat is geweest, een heldere blik op de toekomst vanuit een realistische kijk op het hier en nu.
Voor nu eerst maar eens de aankomende tijd zorgen dat we gezond blijven en de zorg zo goed als we kunnen ontlasten met de gigantische opdracht waar ze op dit moment middenin staan. Die tijd van de reset, reconnect en refocus komt dan vanzelf weer een keer om de hoek kijken. Mocht je elkaar straks weer ontmoeten, KIJK en LUISTER naar elkaar en heb aandacht. Aandacht voor dat wat er was, is en nog moet komen.
Hoe wij je kunnen helpen bij deze reconnect? Kijk dan hier: Reconnect
Over de auteur:
Dennis Riksen (1977) heeft een enorme passie voor persoonlijke ontwikkeling. Deze passie geeft hij op meerder manieren richting. Als trainer/coach van JAWEL begeleidt hij organisaties en individuen op weg naar meer effectiviteit en richt zich daarbij op de thema’s leiderschap en teamontwikkeling, is hij leerkracht op een “kleurrijke” basisschool midden in de wijk “de kruiskamp” in Amersfoort en oprichter van De MeesterZ.
Blogs en artikelen
Dennis Riksen
Dennis Riksen (1977) heeft een enorme passie voor persoonlijke ontwikkeling.
